DIE MEETING-VIELFALT IM UNTERNEHMEN MUSS MEHR KÖNNEN

Hinnehmen, aushalten, mitmachen ist die Devise von vielen. Dabei bemerken wir gar nicht, dass man aus dem was man da eigentlich tagtäglich macht, viel mehr machen könnte, wenn wir innehalten und uns hinterfragen würden.

In einer komplexen Welt müssen wir uns auch im Inneren ganzheitlicher aufstellen. Wir müssen etablierten Prozessen, so auch den Meeting-Prozessen, eine neue Bedeutung geben und sie bewusster gestalten.

Unsere Meeting Vielfalt in den Unternehmen, dürfen nicht nur dafür da sein, dass sie das operative Geschäft abstimmen und regeln, sondern Meetings müssen uns auch in der Zusammenarbeit weiterentwickeln und eine breitere Zukunftsauseinandersetzung ermöglichen.

Daher unterschiedet man heute zwischen drei Meeting Säulen: Dem operativen Meeting mit treibender Energie, dem Wie-Meeting mit lernender Energie und dem Wozu-Meeting mit richtungsweisender Energie.

ANDERS AGIEREN

Immer wieder erlebe ich, dass die Unternehmen, die sich mit der breiteren Möglichkeit an Meeting Ausrichtungen auseinandersetzen, von innen herauswachsen. Sie nehmen alte Meeting Prozesse nicht mehr hin, sondern sind bereit aus dem Inneren heraus anders zu agieren, sich konsequenter und breiter aufzustellen. Das Ergebnis zeigt sich in den ersten Teams meist schon nach sechs Monaten.

Beobachtbar ist hierbei, dass die operativen Meetings mit einer größeren Achtsamkeit, Konzentration und respektvollerem Umgang bezüglich der Zeit anderer gestaltet werden. Sie werden fokussierter und trotzdem einbindender.

Man beginnt durch die Einführung von Retrospektiven, und vor allem von „emotionalen“ Retrospektiven, darüber zu reden, wie sich jeder eingebunden fühlt, wo die Befindlichkeiten des Einzelnen im Team liegen und wie man zu einer gemeinsamen Vereinbarung kommen kann. Gelingt solch ein Prozess, so erleichtert dies ungemein die Zusammenarbeit und das Miteinander.

Wenn man dann auch in den Teams beginnt die Zukunft zu thematisieren, und aktiv den Anspruch verfolgt alle Mitarbeiter mit in die Zukunft zu nehmen, führt dies dazu, dass alle sich für die Zukunft des Unternehmens verantwortlich fühlen und einen größeren Sinn in ihrer Arbeit spüren.

Die konsequente und kontinuierliche Etablierung der drei genannten Meeting Säulen ermöglichen eine spürbare Weiterentwicklung des Unternehmens von innen heraus, was sich in den Team Ergebnissen und im Erfolg des Unternehmens widerspiegelt. Es lohnt sich also im hohen Maße, die Meetingkultur mit Konsequenz weiterzuentwickeln.

(1) DIE TREIBENDE ENERGIE IM OPERATIVEN MEETING

Operative Meetings werden auch zukünftig den größten Anteil in Unternehmen einnehmen und sie haben zur Verfolgung des Unternehmenszweck absolut ihre Berechtigung. Es ist allerdings dringend notwendig, sie einer kritischen Prüfung zu unterziehen. Operative Meetings sollten nur dann durchgeführt werden, wenn sie dringend erforderlich sind und die Basis Rahmenbedingungen, wie Agenda, verantwortlicher Meeting Leader und die Einhaltung der Meeting-Prinzipien auch wirklich berücksichtigt werden. Neben der Besprechung des eigentlichen Inhaltes empfehle ich bei einem zum Beispiel 45 min-operativen Meeting folgende Komponenten zusätzlich zu intergieren:

• Der eigentliche Zweck, Inhalt, das Thema
• Ein Teameinstieg zur Verbundenheit (z.B. #Info, „Erzähl mir was“ etc.)
• Eine Mitgestaltungsaktion (z.B. Besprechungen im separaten virtuellen Gruppenräumen)
• Ein Feedback am Ende (z.B. Barometer, Fünf-Finger-Rückmeldung etc.)

Oft werden die zusätzlichen Elemente als Spielerei abgetan. Diese Aussage ist aber eine reine Ego-Aussage einzelner. Was man durch die Integration der zusätzlichen Elemente ermöglicht, ist ein Gemeinschaftsgefühl, was bei Teams und Projektgruppen hoch relevant ist. Zurzeit eher noch relevanter, da wir uns eigentlich nur noch virtuell begegnen. Auch kostet es nicht viel mehr Zeit – vielleicht 5-10 min länger – dafür schafft man aber auch ein anderes Klima.

(2) DIE LERNENDE ENERGIE IM WIE-MEETING/RETROPERSPEKTIVE

Am bekanntesten sind Retrospektiven aus dem Scrum-Prozess, wo es darum geht, dass die Prozesse immer wieder hinterfragt, angepasst und weiterentwickelt werden. Ein wundervoller Ansatz, der bisher viel Positives in zahlreichen Prozessen bewirkt hat.

Allerdings ist diese Art der Retrospektive weiterhin sehr sachlich orientiert. Was aber unseren eigentlichen Erfolg ausmacht, liegt meist auf der Hinterbühne, da wo kein Licht scheint, aber sich vieles verbirgt – unsere Emotionen und Gedanken. Wie gut wir uns wirklich im Team verstehen, aufeinander zugehen können, Befindlichkeiten offen ansprechen und selbstverständliche Unterstützungen gegenseitig anbieten, ist eine existentielle Grundlage des gemeinsamen Erfolgs.

Dazu müssen wir uns in unserer Vielfältigkeit respektieren, akzeptieren und mögen. Dies ist ein zutiefst menschlicher Prozess, der sich nicht von allein ergibt, sondern an welchem man arbeiten muss, zum Beispiel durch „emotionale“ Retrospektiven. Ein Thema könne hier z.B. sein, was Offenheit, Vertrauen und Verantwortung für jeden Einzelnen und uns als Gemeinschaft bedeutet. Wenn wir diese Thematik unmissverständlich zwischen uns geklärt bekommen, dann werden wir im Umgang gemeinschaftlicher und verbundener werden, was dann wiederum unmittelbare Auswirkungen auf eine erfolgreiche Zusammenarbeit und damit auch auf den Erfolg des Teams hat.

(3) DIE RICHTUNGSWEISENDE ENERGIE IM WOZU-MEETING

Die Zukunftsthemen heute immer noch rein auf den obersten Unternehmensebenen zu belassen, ist nicht mehr zeitgemäß. Zumal Mitarbeiter in ihrer Freizeit mit jeder Menge Zukunft, Neuem und Veränderung konfrontiert sind. Heute müssen wir möglichst alle mit in die Zukunft nehmen, da wir aus allen Bereichen des Unternehmens heraus auch Zukunftsangaben benötigen, da dies in der Spezifik von keiner Geschäftsführung im Alleingang zu leisten ist. Auch wollen die meisten Mitarbeiter nicht mehr nur Ressource des Unternehmens sein, sondern sie möchten mitgenommen, eingebunden und gehört werden.

Dies ist möglich, wenn ich mich mit meinem Team eventuell zwei- oder dreimal im Jahr auch mit der Zukunft beschäftige. Dabei geht es zum einen darum, dass eigenen Handeln des Teams mit der möglichen Unternehmensstrategie abzugleichen. Ferner aber auch darum Verantwortung für die Zukunft zu übernehmen, was soviel heißt, wie die spezifischen Zukunftsthemen der Abteilung, die keine Geschäftsführung allein im Blick haben kann, mit den Teammitgliedern herauszuarbeiten, diese ins Unternehmen zu tragen und aus eigener Teamkraft heraus weiterzuverfolgen. Erst dadurch entstehen Entwicklungsdynamik und Agilität innerhalb des Unternehmens, welche als Antwort auf eine immer komplexere Welt dringend benötigt wird.

DIE RICHTIGEN ENERGIEN SETZEN DIE POTENTIALE IM UNTERNEHMEN FREI

Mit einer breiteren und an Energie ausgerichteten Meetingkultur setzen wir im Unternehmen viel mehr Potenziale frei, heben die kollektive Intelligenz und lassen somit das Unternehmen von innen herauswachsen. Wir müssen heute den Mut haben in anderen Dimensionen zu denken. Eine neue Meetingkultur ergibt sich dann, wenn möglichst viele Teams im Unternehmen in Konsequenz die Breite der Meeting Ansätze aufgreifen, integrieren und leben. Damit erhöhen wir den Reifegrad der einzelnen Teams und damit auch in der Folge den Reifegrad des Unternehmens. Es lohnt sich spürbar!