WIR HABEN NOCH VIEL POTENTIAL

Die Meetingkultur in Deinem Unternehmen, beeinflusst zu 42 Prozent Eure Art und Weise der Zusammenarbeit. Wenn im Unternehmen keine gute bis sehr gute Meetingkultur etabliert ist, dann hat dies unmittelbare Auswirkungen wie Mitarbeiter ihre Arbeit am eigenen Arbeitsplatz erledigen und wie sie miteinander umgehen und zusammenarbeiten.

Meetings sind heute das größte Instrument, um kollektive Intelligenz wirkungsvoll für das Unternehmen zu orchestrieren. Es ist einer der Erfolgsfaktoren für produktive und wirkungsvolle Zusammenarbeit im Unternehmen.

Ganz ehrlich, bist Du mit der Meetingkultur in Deinem Unternehmen zufrieden? Ist Euer Meeting heute gut vorbereitet und strukturiert, gibt es einen verantwortlichen Moderator oder verschiedene verantwortliche Rollen, nutzt ihr das Meeting, um gemeinsam zu lernen, werden im Meeting alle Teilnehmer mit eingebunden, vereinbart ihr Euch präzise mit Verantwortlichkeiten? Obwohl wir mittlerweile sehr viele Methoden und Tools zur Gestaltung von Meetings haben, sind
viele Meetings immer noch nicht ausreichend produktiv und belebend.

DIE AKTUELLE FAKTENLAGE FORDERT UNS AUF

Studien zeigen immer wieder, wie u.a. die von Sharp beauftragte Censuswide Studie (2019) mit 8.044 Angestellten in Europa (ca. 1.200 Angestellten in Deutschland), dass sich 74 Prozent der Angestellten klarere Ziele für Meetings wünschen. Gleichzeitig gaben 51 Prozent der Teilnehmer an, dass sie regelmäßig nicht wissen, um was es in Besprechungen geht und was erreicht werden soll.
Laut dieser Studie dauern operative Meetings im Durchschnitt 49 Minuten. Jedoch wird nur 44 % der Zeit – also 22 Minuten eines durchschnittlichen Meetings – produktiv genutzt. Die restliche Zeit wird unter anderem für die Besprechung von irrelevanten Themen (15 %), Smalltalk (13 %) oder mit dem Warten auf andere Teilnehmer (11 %) verwendet. In 55 % der Fälle werden einstündige Besprechungen sogar nur aus dem Grund angesetzt, weil dies das Standard-Zeitfenster im Meeting-Buchungstool ist. 57 % der Teilnehmer gaben hierzu an, dass sie sich weniger und kürzere Meetings wünschen. 

Ein zweiter Grund sind grundlegende Fehler beim Teilnehmermanagement. So gaben 53 % der Teilnehmer an, dass sie regelmäßig an Besprechungen teilnehmen die irrelevant für sie sind. Auch gaben 30 % der Befragten an, dass Personen regelmäßig an Meetings teilnehmen, die nicht dort sein müssten. 20 % gaben an, dass Besprechungen oftmals ohne Schlüsselpersonen und wichtige Entscheider abgehalten werden.

WOZU – ES MUSS MIR UND UNS BEDEUTSAM WERDEN

Neben den genannten Studienergebnissen fallen mir aus den Einblicken in den Unternehmen zwei zusätzlich grundlegende Elemente auf, welche oft fehlen oder nicht ausreichend klar positioniert sind. Wozu mache ich dieses Meeting? Was ist die Absicht der Zweck dieses Meetings? Und dies dürfte nicht nur sein, weil wir doch jede Woche ein Meeting machen, weil wir uns mal gegenseitig Informieren und updaten sollten, weil wir uns mal zu der Sachlage austauschen sollten. Dies ist heute in einer komplexen Welt und bei erheblicher Zeitknappheit zu wenig, dies reicht heute nicht mehr aus. Dies ist keine wirkungsvolle Absicht in einer modernen Arbeitswelt.

Ein weiterer Aspekt ist eine gut positionierte Verantwortlichkeit, die allen Beteiligten Klarheit und Orientierung bieten kann. Dabei geht es um eine verbindliche Strukturierung des Meetings, eine konsequente Moderation und Rollenaufteilung und eine zielorientierte Meetingführung. In den meisten Unternehmen haben wir in diesen beiden Punkten keine ausreichende Klarheit und Orientierung und damit fehlt die Grundlage für ein wirklich erfolgreiches Meeting.

WIE – MEETINGS ENERGIEGEBEND GESTALTEN

Um ein Meeting heute produktiv und erfolgreich zu gestalten, gibt es mittlerweile eine Vielzahl an Tools und Methoden. Die meisten Mitarbeiter wurden auch schon mit den verschiedensten Gestaltungsmöglichkeiten konfrontiert. Allerdings können viele Meeting-Verantwortliche keine ausreichende Übersetzung und kreative Gestaltung mit den neuen Tools aufgreifen oder dauerhaft sicherstellen, da sie sich nur schwer von ihren eigenen Gewohnheiten trennen können. Viel zu viele Meetings haben heute noch einen starken Reporting-Charakter, der eigentlich bei ausreichendem Vertrauen im Unternehmen nicht mehr erforderlich ist. Wir müssten doch eigentlich wissen, was unsere wirksamen Beiträge im Unternehmen sind und bräuchten sie nicht ständig gegenüber anderen reporten.

Die meisten Meetings werden nicht dazu genutzt, gemeinsam zu lernen. Meetings werden immer noch zu wenig partizipativ und anregend motivierend gestaltet. Meetings müssen in der neuen Arbeitswelt Energie für die bevorstehenden Vorhaben geben und nicht Energie ziehen.

Das Meeting muss vom Inhalt her, währen der Meetingzeit zu mindestens 80 Prozent für alle Teilnehmer relevant sein. Ansonsten haben die Besprechungspunkte in diesem Meeting nichts zu suchen.

Oft erlebe ich, dass die Inhalte nur für 50 Prozent der Teilnehmer oder noch weniger relevant sind und trotzdem sitzen alle ihre Zeit ab. Hier steckt eine gewaltige Verantwortung nicht nur bezüglich des Meetings, sondern auch gegenüber der eingebrachten Zeit der Teilnehmer. Höre wir auf damit, so großzügig darüber hinweg zu sehen und werden wir uns viel stärker bewusst, was wir heute mit einer sehr guten Meetingkultur innerhalb des Unternehmens in Bezug auf unsere Zusammenarbeit bewirken können.

Für viele Projektleiter und Führungskräfte wird gerade auch das operative Meeting ein wichtiges Instrument sein, um die Themen, Projekte und Arbeitsgegenstände im Unternehmen voranzutreiben. Die neue Arbeitswelt verlangt ein großes Update in der Meetingkultur, da es eines der stärksten Instrumente ist, um die eigene Unternehmenskultur positiv weiterzuentwickeln.

Dafür müssen wir viele Gewohnheiten und Denkweisen zu Meetings heute in Frage stellen, und uns in unserer Kompetenz, z.B. auch Moderationskompetenz deutlich weiterentwickeln. Des weiteren haben wir Meetingarten, wie z.B. WAS-Meetings, Wie- Meetings und WOZU-Meetings zu unterscheiden und entsprechend auch mit gänzlich unterschiedlichen Absichten,
Strukturen und Methoden zu etablieren.

Mit der etablierten Meetingkultur entscheiden wir, wie gut eine Gesamtochestrierung des Unternehmen gerade auch in Bezug auf die kollektive Intelligenz eines Unternehmen gelingt und wie erfolgreich das Unternehmen mit seinen vorhandenen Potenzialen wirksam agieren kann. Unternehmen, die heute eine wirksame, produktive und belebende Meetingkultur etablieren,
unterscheiden sich deutlich von anderen Unternehmen. Dieser Ansatz muss allerdings im Unternehmen bedeutsam erkannt werden und in Lern- und Handlungsaktivitäten übersetzt werden.