Mittlerweile findet das monatliche, vierstündige Strategiemeeting seit fünf Monaten via Kamera statt. Der einst neue Ablauf ist mittlerweile zur Routine geworden: die Führungskräfte des mittelständischen Medizintechnik-Unternehmens betreten den virtuellen Raum, man begrüßt sich kurz und fängt unter den ersten drei Anwesenden ein informelles Austauschgespräch an. Sobald mehr als vier Führungskräfte dem Meeting beigetreten sind, wird der Austausch unterbrochen und alle Anwesenden „muten“ sich. Kurz danach kommen noch Robert, Nils, Thomas, Jutta und Marie dazu. 

Jeder sitzt nun in seinem virtuellen „Fenster“. Heute leitet Thomas das Meeting, pünktlich um 9:00 Uhr begrüßt er alle Teilnehmer. Mittlerweile sind 10 Personen im virtuellen Raum, acht davon haben sich gemutet. Auf seine Begrüßung wird mit einem schwachen Lächeln aller Beteiligten reagiert. Er stellt die Agenda kurz vor und fragt nach möglichen Ergänzungen. Erneut schaut er in die Runde – keine Reaktion. Angeblich hat also keiner eine Ergänzung.
Das Meeting setzt sich starr, lethargisch und unverbunden fort.

NEUE MEETING PROZESSE SIND NÖTIG

Was ist passiert? Als wir im März in die Form der virtuellen Meetings eingetreten sind, waren wir euphorisch, wir mussten Neues erlernen, alles war ungewohnt und aufregend. Die Beherrschung der Technik stand zunächst im Mittelpunkt, dass sich Zurechtfinden hielt unsere Aufmerksamkeit. Heute wickeln wir Online Meetings ab, als hätte es nie etwas anderes gegeben. Wir klicken den zugesandten Link an, bestätigen gegebenenfalls noch einmal Audio und Kamera und sind dann im virtuellen Raum. Was uns da erwartet? Ein Meeting Prozess, welcher der Vor-Corona-Zeit ähnelt, nur, dass wir jetzt nicht mehr nebeneinander sitzen, keinen verschmitzten Augenkontakt mit Kollegen halten, nicht mehr kurz mal mit unserem Nachbarn tuscheln oder ihn anstupsen können. Wir sitzen starr vorm Bildschirm und lauschen der einen Person, die gerade spricht.

KOLLEKTIVES SCHWEIGEN STATT LEBENDIGEM DIALOG

Wenn man diese Bilder betrachtet, dann sind wir auf die unterste Ebene der Kommunikation zurückgefallen, zurück zum Monolog, der immer nur unverbunden sein kann. Wir haben nicht wirklich eine Transformation der Meeting Kultur vollzogen, sondern einfach das Altbekannte mit in eine völlig neue Meeting Situation genommen. Von Weiterentwicklung kann keine Rede sein, ganz im Gegenteil! Die meisten Teilnehmer ziehen sich immer mehr zurück und schon mit Beginn des Meetings wird sich kollektiv „gemutet“, was soviel heißt wie „ich bin nur anwesend und höre zu.“, sodass nur sehr schwer ein lebendiger Dialog zustande kommen kann.

Natürlich fällt den Meisten heute auf, dass die aktuellen Meetings nicht mehr belebend, sondern starr und unverbunden sind. Aber was ist die weit verbreitete Schlussfolgerung daraus? Nach was verlangen wir? „Na hoffentlich können wir die Meetings bald wieder in Präsenz abhalten“, hört man in vielen Teams. Man möchte schnell zurück zu alten Muster und Gewohnheiten, die im virtuellen Raum einfach nicht mehr zu funktionieren scheinen. Natürlich ist ein Präsenztermin im direkten Kontakt definitiv persönlicher und verbundener, aber sind virtuelle Meetings per se wirklich so viel schlechter oder sogar unproduktiver?

BRECHEN MIT ALTEN MUSTERN

Mal ehrlich, haben wir uns im virtuellen Raum wirklich ausreichend darum bemüht, eine neue Meeting Kultur zu etablieren? Haben wir ausreichend mit neuen Gestaltungen experimentiert, oder neue Konzepte ausprobiert? Haben wir uns die meist unbewusst im virtuellen Raum ablaufenden Muster angeschaut, unser Verhalten reflektiert, um neue Ableitungen zu machen? Oder haben wir nur altbekannte Meeting Konzepte in eine neue Welt übertragen und dann gehofft, dass sich daraus etwas Gutes ergibt.

Das bestehende Engagement sowie die aktiv gelebte Auseinandersetzung mit der neuen Form von Meetings ist definitiv zu wenig. Wir erkennen immer mehr, dass die Neuerschaffung von technischen Infrastrukturen und veränderten Rahmenbedingungen nicht zwangsläufig zu einer neuen Arbeitskultur führen. Für eine wirkliche Transformation in eine neue Meeting Kultur muss zunächst einmal ein neues Bewusstsein für die Sache etabliert werden. Das heißt ganz bewusst mit alten Mustern zu brechen, sich der aktiven Veränderung von Vorgehensmodellen und Konzepten zu widmen und eine größere Einbringung der eigenen Kreativität anzustreben.

Die meisten glauben, die neue Arbeitskultur und damit auch die neue Meeting Kultur bereits zu leben. Und tatsächlich kennen viele Menschen heute in Unternehmen Tools und Methoden der neuen Arbeitswelt und natürlich auch der neuen Meeting Kultur. Gewusst ist aber nicht bewusst!

GEWUSST IST NICHT BEWUSST

Die eigentliche Anwendung, das neue kreative Zusammensetzen, das Handeln gegen alte Gewohnheiten, das Etablieren neuer Denkmuster, das Experimentieren und dass immer wieder Nachjustieren prägt das neue Bewusstsein mit dem Mut zu einer neuen Handlungskompetenz. Doch genau diesen entscheidenden Schritt gehen die meisten nicht, weil dies Anstrengung und Einsatz erfordert.

Es bedeutet, sich mehr Gedanken zu machen, kreativer zu sein und mehr Zeit zum Lernen und Ausprobieren zur Verfügung zu stellen, auch sich selbst. Es verlangt eine andere Auseinandersetzung und eine andere Durchdringung der Thematik.

ANDERE FRAGEN FÜHREN ZU ALTERNATIVEN HANDLUNGEN

Und doch ist die letztliche Umsetzung eigentlich nicht so kompliziert, wie sie vielleicht auf den ersten Blick erscheint. Es beginnt, wie jede Veränderung, im Kleinen.
So können z.B. schon andere Fragen alternativen Handlungen im Meeting-Trott führen.

Thomas, als Meeting-Leader, könnte sich im Rahmen des monatlichen Strategie-Meetings beispielsweise folgende Fragen stellen:

  • Was ist mir neben der thematischen Strategie-Bearbeitung im Meeting noch wichtig?
  • das wir uns verbunden fühlen
  • das wir miteinander agieren
  • das die Beteiligung und Dynamik im Meeting aufrecht erhalten bleibt
  • das wir mehr voneinander mitbekommen
  • das wir die vier Stunden Meeting Zeit gemeinsam gestalten

Wenn Thomas diese genannten Aspekte zusätzlich wichtig sind, dann ist es entscheidend, dass er dafür Elemente einbaut die diese Aspekte fördern, auch gegen alle üblichen Gewohnheiten und Routinen.

Er könnte z.B. am Anfang eine Fragestellung einbinden, die alle auffordert, einen persönlichen Content mit einzubringen. Ich nutze hierfür oft die Möglichkeit Adaptionen über Gegenstände in der unmittelbaren Umgebung herzuleiten, um mögliche Gefühlslagen zu äußern und mitzubekommen.

Dies dauert meist nicht länger als 5-10 Minuten, ist aber unheimlich wertvoll und fördert die dringend benötigte Verbundenheit, da wir so einfach wieder mehr von den anderen Kollegen mitbekommen. Man muss also das sonst in der Präsenz automatisch gelebte „mehr mitbekommen“ von Anderen im virtuellen Raum bewusst initiieren.

EINBINDUNG UND VERBUNDENHEIT

Um wieder weg vom stillen Absitzen virtueller Meetings zu kommen, müssen neue Anreize für ein aktives Gestalten gegeben werden. Man könnte hierfür die Teilnehmer bitten, dass sie während des Meetings mit anderen Rollen unterstützen, wie z.B. als Fokushalter, als Zeitwächter, als Dynamikreflektor, als Bewegungsinitiator, als Ideensammler etc. Dadurch bindet man viele Teilnehmer direkt mit ein und erhöht die Aufmerksamkeit sowie Dynamik. Wichtig hierbei ist nur, am Ende des Meetings Zeit einzuplanen, um diese Rollen zu reflektieren und eine Wertschätzung für deren Übernahme auszusprechen.

Ein weiterer Punkt ist, die aktive Mitarbeit am Meeting Thema von allen Teilnehmern einzufordern. So kann bei einem über 45 Minuten andauerndem Meeting in jedem Fall die Gelegenheit genutzt werden die Teilnehmer in kleinen Gruppen, mit relevanten Fragestellungen, zusammen zu schließen (entweder in zusätzlichen virtuellen Räumen oder in Breakout-Sessions). Die Informationssendung darf nicht nur vom Meeting Leader ausgehen, sondern er muss auch Austausch und echte Verbundenheit untereinander schaffen. Dies ist enorm wichtig.

Immer wieder erlebe ich, wie sehr die Mitarbeiter den Austausch in kleineren virtuellen Räumen genießen und wie produktiv dieser sein kann. Hingegen verbreiteter Annahmen raubt er auch nicht mehr Zeit, sondern ist eher hoch produktiv und bindet alle mit ein.

Fangen wir an kreativer, bunter und mutiger zu werden, damit wir unsere Arbeitskultur neu beleben. Wer dies wirklich will, braucht ein Bewusstsein und ein Anspruch an sich selbst dafür. Fangen wir an zu reformieren!

 

#wirkultur

    P.S. Willst Du etwas an Deiner Meetingkultur verändern? Dann fängt es damit, dass Du Dein
    bevorstehendes Meeting im Vorfeld analysierst, Dich gut vorbereitest und einen strikten Ablaufplan erstellst,
    der unverhandelbare Zeitslots vorsieht und nur Meetingpunkte enthält, die auch alle Teilnehmer
    interessieren. Wenn Du beginnen willst, an Deinem operativen Meeting zu arbeiten, dann lade Dir gern
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