20 MEETINGS IN DER WOCHE – EIN UNPRODUKTIVER KREISLAUF

Julia wird in dieser Woche mehr als 20 Meetings besuchen, 3 davon verantwortet sie als Meeting-Leader sogar selbst. Wenn wir uns diese Meeting-Eskapade genauer anschauen, müssen wir uns unweigerlich die Frage stellen, wie viele der Meetings produktiv, vorbereitet und belebend sein werden. Wie viele dieser Meetings ermöglichen ein gemeinsames Lernen, wie viele geben Energie, statt welche zu ziehen und wie viele sind gut investierte Zeit für jeden einzelnen Teilnehmer. Was meinst Du? Ich behaupte keines! 

Es ist einfach nicht möglich in diesem Pensum, in dieser Fülle und in dieser Unterschiedlichkeit auch nur annähernd eine notwendige Intensität hineinzubekommen und einzelnen, bedeutenden Themen gerecht zu werden. So bleibt es vielfach bei einer oberflächlichen Behandlung der Themen und Projekte und dies hat natürlich zur Folge, dass wir bald wieder meeten müssen.

So geraten wir unbewusst in einen unproduktiven Kreislauf, der uns beschäftigt hält, uns Kraft und Energie raubt und schlussendlich unzufrieden macht.

UNBEFRIEDIGENDER STANDARD-ABLAUF

Auch Julia ist bei diesem Pensum gar nicht in der Lage sich bewusst vorzubereiten. In den meisten Meetings ist sie nur anwesend, um das Gesprochene mit aufzunehmen und eventuell aus ihrer Fachlichkeit einen Beitrag einzubringen. Aber sie ist nicht in der Lage, das Thema, den Entwicklungsstand und die Notwendigkeiten für das Projekt wirklich zu durchdringen.

Und ihre eigenen Meetings? Nicht viel besser. Da keine Zeit bleibt sich vorzubereiten, geschweige dann Überlegungen bzgl. eines gemeinsamen Lernens anzustellen oder das Meeting anregend und kreativ zu gestalten. Oft wird schnell der altbekannte Standard-Ablauf durchgezogen, damit das Meeting zumindest nicht ausfallen muss.

EINFACH LAUFEN LASSEN IST KEINE ALTERNATIVE

Ganz ehrlich, wem macht das Spaß, was kommt wirklich dabei raus und wo entwickeln wir uns gemeinsam weiter? Wir müssen aufhören die Dinge immer weiter hin zu nehmen, keinen eigenen Anspruch zu leben, es einfach laufen zu lassen und zu denken, so ist es eben.

Nein, so ist es eben nicht! Jeder Einzelne im Unternehmen, der Meetings verantwortet, kann den Unterschied machen, anders handeln, konsequenter sein und eine neue Ära der Meetingkultur einleiten. Wir müssen dafür allerdings eine eigene tiefe Überzeugung einer neuen Qualität haben, einen Willen etwas zu verändern und eine mutige Handlungskompetenz es auszuprobieren.

Wann hören wir also endlich auf damit auf eine neue Arbeitswelt mit alten konditionierten Management Methoden, wie Reporting, Informationsweitergabe oder Protokoll-Check zu reagieren? Wann wachen wir auf und erkennen, dass ein Zeitalter des neuen Gestaltens, des Hinterfragens und des Andersmachens schon längst eingetreten ist und wir alle daran teilhaben können und sollten?

SCHLUSS DAMIT

Zurück zu Julia, Sie hatte es im November letzten Jahres dann endlich satt! Sie wollte so nicht mehr weitermachen und entgegen ihrer Intention handeln. Sie wollte etwas verändern – für sich und ihre Kollegen. Sie war vor zwei Jahren angetreten, um im Unternehmen mit zu gestalten, Dinge anders zu machen und gemeinschaftliches Wachstum zu genieren. Viel zu schnell ist sie in den Strudel des unternehmerisch geprägten Alltages geraten und hat sich mitreißen lassen, hat die konditionierten Verhaltensweisen übernommen und hat viel zu wenig in Frage gestellt.

Damit war im November 2019 Schluss. Sie räumte auf!

Heute handelt sie nach ihren neu definierten Handlungsmaximen:

1. Bei den Meetings die sie einberufen will überlegt sie jetzt viel intensiver, ob es nicht auch eine Alternative gibt. Viele Probleme lassen sich doch eigentlich auch in einem Vier-Augen-Gespräch lösen.
2. Wenn es doch zu einem Meeting kommt achtet sie sehr strikt darauf, dass nur diejenigen Mitarbeiter eingeladen werden, die direkt an der Problemlösung beteiligt sind. Aus Respekt gegenüber der Arbeitszeit anderer versucht sie die Teilnehmerzahl auf ein Minimum zu reduzieren. So kann außerdem im Meetingteam schneller und effizienter gearbeitet werden.
3. Mittlerweile nimmt sie sich deutlich mehr Zeit, um relevante Meeting Themen, -Erwartungen und Ziele klar zu definieren.
4. Sie setzt sich einen festen Zeitrahmen, bestenfalls nicht mehr als eine Stunde, und hält diesen konsequent ein.
5. Sie bereitet heute die Meetings viel ausführlich vor, so dass eine effiziente Arbeit für alle Beteiligten möglich wird.
6. Sie achtet sehr bewusst darauf, dass sie als Teilnehmer oder Organisator eines Meetings immer pünktlich ist. Dieses Verhalten ist ihr, in Respekt gegenüber ihren Kollegen, sehr wichtig.
7. Sie nimmt sich keine zusätzliche Arbeit mehr mit in die Meetings, denn gewinnbringendes Multitasking gibt es nicht. Es kostet nur Zeit, Konzentration und zieht Energie.
8. Sie sagt Meetings ab welche für sie irrelevant sind, zumal sie manchmal nur eingeladen wurde, weil sie Führungskraft ist. Hier „Nein“ zu sagen, musste sie erlernen. Sie ist aber mittlerweile überzeugt, dass eine gesunde Unternehmenskultur dies zulassen sollte. 

Ein halbes Jahr hat die gesamte Bereinigung der Meetingkultur für Julia gedauert. Sie hat ihren Kalender mittlerweile, im wahrsten Sinne des Wortes, „ausgemistet“. Bei jedem Meeting, an dem sie in dieser Zeit teilgenommen hat, hat sie sich gefragt: Welchen wirkungsvollen Beitrag kann ich zu diesem Thema und Projekt wirklich leisten? Ist das Meeting, an dem ich teilnehme, wirklich so gut vorbereitet und strukturiert, dass wir in dieser Zeit alle produktiv arbeiten können?

Sie hat für sich erkannt, dass die zur Verfügung stehende Arbeitszeit besonders wertvoll ist und daher eher dort genutzt werden sollte, wo sie produktiv und bereichernd wirksam wird.

Ihren selbst zu verantwortenden Meetings gibt sie heute viel mehr Raum. Sie finden weniger häufig, dafür aber hoch produktiv, belebend und motivierend statt. Dabei stellt sie immer wieder fest, dass sie heute in einem gut vorbereiteten Meeting, welches vielleicht eine halbe Stunde länger dauert als zuvor, genauso effektiv ist wie früher in drei Meetings zusammen.

Natürlich war dies nicht ganz einfach, da sie gerade während des Bereinigungsprozesses oft schief angeschaut wurde, mit komischen Kommentaren umgehen oder sich rechtfertigen musste. Dies auszuhalten war schwer und nicht in alte Gewohnheiten zu verfallen kostete Willenskraft.  

Doch das Durchhalten hat sich gelohnt! Heute gehen die Dinge schon viel schneller von der Hand, neue Gewohnheiten wurden statuiert und sie hat Spaß daran gefunden, belebende Meetings zu kreieren. Als Unterstützung hat Julia sich noch eine Mitarbeiterin aus ihrem Team eingeladen, um die kreativen und belebenden Elemente noch abwechslungsreicher zu gestalten. Alle sind mittlerweile mit den neuen gut strukturierten, produktiven und belebenden Formaten sehr zufrieden, und verlassen viel erfüllter als früher gemeinsame Terminen.

Mittlerweile ist Julia im Unternehmen für ihre effektiven und aktiven Meetings bekannt. Man hat Respekt ihr gegenüber, für ihre Konsequenz und Kompetenz und bemerkt, dass sie einen Unterschied im Unternehmen macht.

Das Anfassen ihrer ganz individuellen Meetingsituation hat Julia in eine enorme Gestaltungskompetenz gebracht. Wenn sie sich vorstellt, dass sie noch vor einem halben Jahr 60 Prozent ihrer Arbeitszeit mit unproduktiven Meetings und Abstimmungen verbracht hat, dann hat sie sich heute eine ganz andere Alltagsautonomie zurückerobert. Und darauf ist sie stolz!

Reife für ein neues WIR!

#wirkultur