Warum sollen wir heute immer noch über unsere Meetings sprechen? Haben Sie sich nicht schon deutlich verbessert? Bist du mit der Meetingetablierung deiner eigenen Meetings und der Meetings, die du selber erlebst zufrieden?

Ich befragte Lars S., Ralf N., Susanne K.,  Nicole R. und Astrid L. und alle sagten: „Nein Eva!“

Ich fragte: „Was ist es, dass euch immer noch unzufrieden macht?“

,„Die fehlende Vorbereitung der Teilnehmenden, die Lethargie im virtuellen Raum, die geringe aktive Beteiligung der Teilnehmenden, das immer noch zu spät kommen einiger und oftmals auch die fehlende Lebendigkeit. Es scheint keine Energie im Meetingraum zu herrschen.“

Meetings sind mehr als nur reine Abstimmung
Was alle Aussagen eint, ist die fehlende Kultur in diesem Fall: die fehlende Meeting-Kultur. Meetings werden von den meisten Teilnehmenden als ausschließliches Informations- und Abstimmungstool gesehen. Die wenigsten erkennen darin eine Zeit der WIR-Kultur und Beziehungsgestaltung.

Aber genau das sind sie. Das größte WIR-Instrument innerhalb eines Unternehmens. Diese Anerkennung und Bedeutung sind innerhalb des Unternehmens zu etablieren, von allen zu teilen und gemeinsam zu gestalten.

In den meisten Unternehmen haben sich Meetings irgendwann einmal ergeben. Was diesen Meetings fehlt, ist die Grundlage für ein gemeinsam getragenes Warum und Wie.

Eine neue Basis
Wenn wir wirklich wollen, dass sich Meetings noch einmal grundsätzlich anders darstellen und sich für uns alle anders anfühlen sollen, dann müssen wir das Fundament neu legen.

Das Fundament neu legen heißt, gemeinsam die Fragen zu beantworten: Warum wollen wir dieses Meeting etablieren oder weiter etabliert lassen? Wer wird welchen Beitrag einbringen und wie wollen wir das Meeting im Sinne unserer gemeinsamen Erwartungen, Ansprüche und Erlebnisse gestalten?

Es lohnt sich im hohen Maße solch kleine Workshop-Sessions vor die etablierten oder auch neuen Meetings zu setzen, um eine befruchtend anregende Basis zu legen.

Oft glauben wir, dass dies nicht notwendig ist, aber die Realität zeigt vielfach, dass dies dringend erforderlich ist. Gerade, wenn es dir auch darum geht ein neues Level deiner Meetings und damit eine neue Meeting-Kultur zu etablieren, kommst du nicht umhin solch einen vorgeschalteten Workshop aufzugreifen.

Eine neue Gewohnheit und Nachhaltigkeit
Was danach notwendig ist, aber vielfach vergessen wird: Dem gemeinsam erarbeiteten und bestenfalls von allen zugesagten Ansatz ist nachzuhalten.

Dabei geht es nicht darum, Menschen zu kontrollieren, sondern die gemeinsamen Prinzipien, Erfolgsfaktoren oder Basisaspekte in eine gemeinsame Gewohnheit zu überführen. Die meisten Teilnehmenden werden sehr schnell ohne böse Absicht in ihre alten Gewohnheiten zurückfallen.

Daher dürfen wir uns nicht scheuen, die gemeinsamen vereinbarten Ansätze die nächsten 8-10-mal ehrlich und offen im Rahmen einer Reflexion anzusprechen. Wir müssen gemeinsam die neue Art und Weise des Agierens üben und für uns verinnerlichen. Dieses mag sicherlich ein zusätzlicher Aufwand darstellen, der sich aber für alle als sehr förderlich und lohnenswert herausstellen wird.

Lass mich gerne noch einmal drei Rückmeldungen von Lars, Ralf, Susanne, Nicole und Astrid aufgreifen. Ich möchte versuchen, die Hintergründe des Verhaltens beleuchten und Tipps geben, wie wir aktivieren können.

Die fehlende Vorbereitung der Teilnehmenden
Oftmals werden Teilnehmenden immer noch aufgrund ihrer Position innerhalb des Unternehmens zu Meetings eingeladen. Was in den allermeisten Fällen fehlt, ist die vorherige Auslotung des Beitrages im Meeting. Kann der eingeladene Kandidat tatsächlich einen wertvollen Beitrag zu dem angesetzten Meeting einbringen?

Heute wird immer wieder über Zeitknappheit geredet. Aus diesem Grund wird es sicherlich für beide Parteien hoch relevant sein, im Vorfeld auszuloten, inwieweit ein wirklich wertvoller Beitrag zu dem angesetzten Meeting geleistet werden kann. Meetings sind für uns alle eine wertvolle Zeitinvestition.

In dem Zusammenhang höre ich nicht selten das Argument, dass sich der Beitrag gegebenenfalls erst im Rahmen des eigentlichen Meetings ergeben könnte. Dies ist an der ein oder anderen Stelle eventuell nachvollziehbar. In diesem Rahmen gebe es die Möglichkeit, dass der Teilnehmende an 2-3 Meetings teilnimmt. Dann können der Meetingleader/ die Meetingleaderin und der Teilnehmer/ die Teilnehmerin unter sich abstimmen, ob eine weitere Teilnahme im Sinn des Beitrags sinnvoll bleibt.

Dies heißt, es könnte sich nach 2-3 Meetings noch einmal eine neue Zusammensetzung ergeben und dies wäre im Sinne der Effektivität anzustreben. Oftmals halten wir viel zu lange an einer Zusammenstellung fest. Diese korrigierende Vorgehensweise kann vorher gern als Rahmenbedingung gesetzt werden.

Die Lethargie im virtuellen Raum
Obwohl wir die Lethargie im virtuellen Raum oftmals stark wahrnehmen, sind wir nicht bereit diese zu thematisieren. Warum eigentlich nicht? Ist es nicht unser Recht, diese Wahrnehmung anzusprechen, wenn wir ein Meeting gut vorbereitet haben?

Ich habe für solche Situation einen guten Ansatz gefunden. Ich benenne vor Beginn des Meetings einen Aktivitätswahrnehmer/ eine Aktivitätswahrnehmerin – als eine beobachtende Rolle im Meeting. Diese Rolle hat die Aufgabe, die aktive Teilnahme aller Anwesenden zu beobachten und spätestens zum Abschluss der Veranstaltung seine Wahrnehmung gegenüber der Gruppe darzulegen. Es reicht bereits diese Rolle zu benennen, da damit eine aktive Veränderung in der Meetingstruktur fühlbar wird.

Es ermöglicht darüber hinaus einen guten Dialog zum Abschluss, um beim nächsten Meeting für diese Thematik noch mehr sensibilisiert zu sein.

Die aktive Teilnahme am Meeting
Immer wieder höre ich von Meetingleadern, dass sich von den Teilnehmenden immer die gleichen aktiven Mitarbeitenden einbringen. Dies ist ein Phänomen, welches wir alle kennen.

Dieses Phänomen kann man sehr gut durch methodische Ansätze aufbrechen. Hier nutze ich zum Beispiel die Möglichkeit, dass jeder Teilnehmende erst mal zwei Minuten Zeit bekommt, um sich erste Notizen zur Fragestellung zu notieren, bevor aktiv nach Antworten gefragt wird.

Damit ist gewährleistet, dass jeder sich mit der Fragestellung auseinandersetzt und nun von jedem auch ein Beitrag eingebracht werden kann. Des Weiteren ist das Aufbrechen der Meeting-Gruppe in kleine Zweier- oder Dreier-Gruppen ein gutes Instrument dafür, dass jeder Teilnehmende sich im Dialog einbringt. Hier bitte ich dann meistens darum, dass von der Dreiergruppe ein gemeinsames Fazit dargelegt wird.

Wir denken oft, das braucht zu viel Zeit, aber bei einem guten und konsequenten Timeboxing kommen hier wirklich sehr gute Ergebnisse heraus.

Es ist Zeit für ein Next Level
Warum werden all diese, für alle spürbaren und nicht förderlichen Verhaltensauffälligkeiten, nicht offen angesprochen? Dies liegt darin, dass wir im Kontext des Meetings über Jahre konditioniert worden sind, uns ausschließlich auf das WAS zu konzentrieren und das eigentliche WIE sich bestenfalls ergeben sollte.

In unserer heutigen Bewusstheit müssen wir allerdings erkennen, dass gerade das WIE unserer Meeting-Kultur ausschlaggebend für den Erfolg ist. Wenn es uns gelingen sollte, offen mit all den Empfindungen, Vorstellungen und beobachtbaren Verhaltensweisen umzugehen, dann wird es für uns alle leichter, energievoller und sogar noch effektiver.

Mit dem WIE legen wir den Erfolg für das WAS.

Die Zeit ist endgültig reif, Meetings als Kultur innerhalb des Unternehmens zu etablieren, wo möglichst viele ihre bewusste geistige und gestalterische Leistung einbringen.

#newwork

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